Khởi đầu một dự án mới luôn đầy hứng khởi, nhưng nếu thiếu kế hoạch rõ ràng, ngay cả những ý tưởng hứa hẹn nhất cũng có thể thất bại. Để biến tầm nhìn của bạn thành hiện thực và tránh bị lạc trong vô số chi tiết, khung SMART đặt mục tiêu là người hướng dẫn quý giá. SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Đạt được), Relevant (Có liên quan) và Time-bound (Có giới hạn thời gian), và mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án.

Tiêu chí  S.M.A.R.T

SPECIFIC: Một mục tiêu cụ thể không để lại chỗ cho sự hiểu nhầm và đảm bảo mọi người tham gia đều cùng chung một hướng. Thay vì hướng tới một mục tiêu chung chung, bạn cần định nghĩa mục tiêu của mình một cách chính xác. Hãy tự đặt ra những câu hỏi làm rõ sau đây:

• Tôi muốn đạt được điều gì chính xác? Tránh sự mơ hồ. Thay vì nói "cải thiện phòng Kiểm Tra", hãy chỉ ra cụ thể những khía cạnh bạn sẽ cải thiện, chính xác ở nhóm nào, quy trình nào ...
• Ai sẽ tham gia dự án? Xác định rõ ràng các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu. Điều này làm rõ vai trò và trách nhiệm, giảm thiểu sự nhầm lẫn và tối đa hóa trách nhiệm giải trình
• Dự án này sẽ diễn ra ở đâu? Định nghĩa vị trí (thực tế hoặc ảo) giúp thiết lập ngữ cảnh và các yêu cầu hậu cần
• Những hành động chính cần thiết là gì? Phân chia mục tiêu tổng thể thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
• Những nguồn lực nào cần thiết? Xác định các nguồn lực cần thiết, bao gồm ngân sách, nhân sự, công nghệ và vật liệu. Điều này đảm bảo bạn có mọi thứ sẵn sàng trước khi bắt đầu.

MEASURABLE: Những tiêu chí đo lường sự thành công / thất bại của dự án

• Làm thế nào tôi biết mình đã đạt được mục tiêu? Điều này đòi hỏi việc thiết lập các số liệu cụ thể. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tuyển dụng thêm nhân sự cho công ty, hãy định nghĩa điều gì tạo nên sự gia tăng—sự gia tăng 10%, một số lượng nhân sự sẽ gắn bó với công ty cụ thể hay một số lượng nhân sự đến rồi lại đi nhất thời?
• Tôi sẽ thu thập dữ liệu nào? Xác định các điểm dữ liệu cụ thể mà bạn sẽ sử dụng để theo dõi tiến độ. Bạn sẽ sử dụng bảng điều khiển phân tích, bảng tính, khảo sát hay các công cụ khác?
• Tôi sẽ đo lường tiến độ thường xuyên như thế nào? Việc giám sát thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) đảm bảo điều chỉnh kịp thời nếu cần.
• Tôi sẽ sử dụng các điểm chuẩn nào? So sánh tiến độ của bạn với các điểm chuẩn đã được thiết lập (trung bình ngành, hiệu suất trước đây) cung cấp ngữ cảnh có giá trị.

ACHIEVABLE: Là một mục tiêu thực tế hay là một tham vọng. Một mục tiêu quá tham vọng có để dẫn đến sự thất vọng và mất động lực. Hãy tự hỏi bản thân:

• Tôi có những nguồn lực cần thiết không? Điều này bao gồm thời gian, ngân sách, nhân sự và công nghệ. Đánh giá xem bạn có sở hữu những nguồn lực này hay có thể có được chúng một cách thực tế hay không.
• Kỹ năng và kinh nghiệm của tôi có đủ không? Hãy đánh giá trung thực khả năng của bạn và xem xét tìm kiếm sự trợ giúp nếu cần.
• Có bất kỳ trở ngại tiềm tàng nào không? Dự đoán những thách thức tiềm tàng và xây dựng các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro.
• Tôi đã chia nhỏ mục tiêu thành các bước nhỏ hơn chưa? Những bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn làm cho mục tiêu tổng thể ít gây nản hơn và dễ đạt được hơn.
• Tôi đã tìm kiếm phản hồi từ người khác chưa? Một quan điểm mới mẻ thường có thể tiết lộ những thách thức bị bỏ sót hoặc đề xuất các cách tiếp cận thay thế
• 
  

Ví dụ, thay vì "trở thành công ty lớn trong một năm", một mục tiêu khả thi hơn có thể là "tăng thu nhập hàng năm của tôi lên 15% và nhân sự lên 20% trong năm tới thông qua công việc tự do bổ sung".

RELEVANT: Có phù hợp với các mục tiêu chiến lược chung hoặc giải quyết một nhu cầu thực sự?

• Mục tiêu này có phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tôi không?** Đảm bảo mục tiêu của bạn phù hợp với tầm nhìn dài hạn và định hướng chiến lược của bạn
• Việc đạt được mục tiêu này sẽ đưa tôi đến gần hơn với các mục tiêu cuối cùng của tôi không? Nếu không, hãy xem xét lại xem mục tiêu này có đáng để theo đuổi hay không.
• Mục tiêu này có đóng góp cho sự phát triển cá nhân hoặc chuyên môn của tôi không?Những mục tiêu bổ ích nhất thường góp phần vào sự phát triển cá nhân hoặc chuyên môn.
• Mục tiêu này có thêm giá trị cho tổ chức hoặc cộng đồng của tôi không? Hãy xem xét tác động rộng lớn hơn của mục tiêu của bạn.
• Có nhu cầu thực tế nào cho mục tiêu này không? Hãy đảm bảo có một lý do chính đáng để theo đuổi mục tiêu này thay vì chỉ theo đuổi một ý tưởng đang thịnh hành.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn tập trung vào các thực tiễn bền vững, thì mục tiêu tăng doanh số bán các sản phẩm không thể tái chế sẽ không liên quan và có thể gây hại cho hình ảnh thương hiệu của bạn.

TIME-BOUND: Việc đặt ra thời hạn sẽ tạo thêm tính cấp thiết và tập trung vào nỗ lực của bạn. Nếu không có khung thời gian cụ thể, các mục tiêu có thể dễ dàng bị bỏ qua hoặc hoãn lại vô thời hạn

• Khi nào tôi sẽ đạt được mục tiêu này? Đặt ra một thời hạn rõ ràng và thực tế.
• Những cột mốc chính trong quá trình này là gì? Thiết lập các thời hạn trung gian cho các nhiệm vụ hoặc thành tựu nhỏ hơn để đảm bảo tiến độ vẫn đúng hướng.
• Thời hạn có khả thi với các cam kết khác không? Đảm bảo thời hạn của bạn không xung đột với các trách nhiệm quan trọng khác.
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không đáp ứng được thời hạn? Hãy xem xét những hậu quả có thể xảy ra và xây dựng các kế hoạch dự phòng.
• Tôi sẽ ăn mừng thành tích của mình như thế nào sau khi hoàn thành? Việc tự thưởng cho bản thân vì đã đạt được mục tiêu của mình sẽ củng cố hành vi tích cực và tăng cường động lực.

Ví dụ, thay vì "Xây dựng ứng dụng quản lý công việc", một mục tiêu có giới hạn thời gian có thể là "hoàn thành phiên bản chạy thử ngày 31 tháng 12, với mỗi tính năng hoàn thành mỗi tuần".

Ngoài ra:

RISK ASSESSMENT: Hãy cố gắng xác định / phân tích / đánh giá 3 rủi ro tiềm ẩn lớn nhất và xây dựng kế hoạch ứng phó

CONFLICT MANAGEMENT: Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào, đặc biệt là khi có nhiều người tham gia. Có thể là xung đột giữa người với người hoặc giữa các dự án

• Phòng ngừa xung đột: Thiết lập các quy tắc và quy trình rõ ràng từ đầu. Xây dựng một văn hóa làm việc dựa trên sự tôn trọng, giao tiếp cởi mở và hợp tác
• Nhận biết và giải quyết xung đột: Nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu của xung đột và can thiệp kịp thời. Thảo luận cởi mở và trung thực về các vấn đề, tìm kiếm sự hiểu biết lẫn nhau và tìm ra giải pháp thỏa hiệp.
• Sử dụng phương pháp giải quyết xung đột: Áp dụng các phương pháp giải quyết xung đột phù hợp, chẳng hạn như thương lượng, hòa giải, hoặc trọng tài. Lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào bản chất và mức độ nghiêm trọng của xung đột.

• Tạo ra một môi trường làm việc tích cực: Xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe và được hỗ trợ. Điều này sẽ giúp giảm thiểu khả năng xảy ra xung đột.